一个低效的会议往往带给员工的不是解决问题的喜悦，而是解决问题中诸如“会议时间长”、“议题不清晰”、“场面混乱失控”、“议而不决”、“同样的问题反复开会解决”等痛苦的回忆，可谓是“回”者痛啊！
那么你的会议为何会如此低效呢？宇博HR软件小编认为，会议低效是因为有这三个“拖累”存在。
第一个拖累：会前准备不足
（1）会议主题不明确。对于会议要讨论的主题没有清晰的界定，会议组织者没有想清楚会议要解决的根本问题是什么就匆忙召开会议，这会导致是否召需要开会议的选择不准确，很多会议并不是必须召开，如果必须召开的话，则需要把会议主题界定清楚。
（2）会议议题设计不合理。企业对于会议要讨论哪几个议题通常不会过于重视，往往只是大概想了几个方面就开始开会了。例如：“讨论一下过去一个月的项目进展情况、人员安排问题”，这样的议题太过宽泛，不具备讨论的基础，这会导致要么会议主题太宽泛无法讨论，要么会议主题过细过多，时间不够。
（3）会议时间安排不合理。走进企业的会议室，我们经常会发现一个怪现象，就是会议有开始时间，没有结束时间，问一下参会人员：“会议什么时候结束？”通常得到的回答都是：“我们也不知道，一直都是这样，什么时候老大觉得差不多了就该结束了。”没有结束时间的规定，就会导致会议总时间无法控制。另外对于每个议题的时间没有规定，就会导致会议过程缺乏有效控制，有时候一个议题讨论时间过长，而另外一些议题讨论时间又严重不足，时间分布严重失衡。
（4）会议主持人、记录人、参会者选择不当。通常企业的会议都是根据习惯选择主持人、记录人和参会者，而不是根据会议内容和深度选择胜任的主持人，导致没有安排记录人或者记录人能力不足，无法抓住会议要点。会议参加者太多，或者和会议主题无关，或者议事能力不足。
（5）会议场所选择和布置不合理。没有选择适合会议主题的场所，环境太过开放或者嘈杂等，有些需要讨论的会议由于环境过于开放和嘈杂而导致会议受到严重影响。
（6）会议通知的有效性低。很多企业的会议只是在网络上发布了会议通知，没有通过电话或者短信通知到人，导致很多人不知晓会议细节，缺席或准备不足。
（7）会议参加人员准备不足。由于会议通知不到位，会前资料发放不及时，导致参会人员不清楚自己在会议中的角色和责任，没有提前思考会议议题，发言稿没有准备，开会的时候现场发挥，失去了很多有价值的讨论要点，严重影响会议效果。
第二个拖累：会中控制不当
相比于会前准备，会中控制失当是低效会议的核心，通常低效会议的会中控制失当在以下四个方面存在不足。
（1）主持人角色失当。主持人没有保持中立立场，导致主持人身份和参会者身份混淆，职责履行不到位或放弃职责，一边作为会议主持人主持会议进程，一边作为参会者参与会议讨论。当作为参会者讨论的时候就无人控制会议局面，导致会议现场秩序混乱，议题发散，无法达成有效共识。
（2）记录人角色不到位。记录人思路不能集中在会议主要议题和参会者主要观点上，所记录内容不能体现核心要点；同时，不能提醒或协助主持人维持会议现场秩序。
（3）参会者角色不到位。参会者不能按照既定议题发表观点，跑题、偏题现象严重，导致会议讨论高度发散，严重缺乏深度。
（4）议事规则不清晰或者缺失。会议组织者事先没有制定清晰的议事规则，导致最后决策的时候没有规则，另外在会议过程中，参会者对议事规则不遵守，都会导致会议议而不决，效率低下。
第三个拖累：会后跟进不实
会后跟进是对会议达成的共识和决议的执行环节，经常遇到的情况是会议决策是一回事，会后落实是另外一回事。这会导致会议的效果大打折扣。会后跟进不实主要表现在以下三个方面。
（1）会议纪要整理和发放不及时。由于会议记录人角色履行不到位，导致会议记录迟迟不能发放给参会者，降低会后跟进效果。
（2）参会人员会后跟进执行落实不到位。参会人员未能按照会上达成的共识执行，或者执行不力，导致会议效果大大减弱。
（3）会议主持人（或指定人员）会后跟进督促不及时。会议主持人在会后没有跟进或者跟进力度不足，导致会议共识难以落地执行。
在回忆中，只要不被这三者“拖累”，想要一个高效，企业人人满意的会议结果和过程也就变得简单多了，关键是要如何不犯这些错。
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